אודות אפי נכסים 

אפי נכסים בע”מ הינה חברה יזמית מובילה בתחום הנדל”ן המניב. החברה נוסדה בשנת 1971 והונפקה לראשונה בבורסה בתל אביב בשנת 2004. כיום, פועלת החברה בישראל ובעולם ומשווקת נכסים ממשיים. עד לאחרונה פעלה אפי בעיקר בעולמות B2B ובשנים האחרונות הרחיבה את פעולותיה לעולמות ה B2C.

הצורך העיסקי

שוק הנדל”ן, בו פועלת אפי נכסים, הינו שוק תחרותי מאוד ולכן השליטה בנתונים והיכולת לנהל את הידע הארגוני בצורה יעילה ומרכזית הינו קריטי, תוך שמירה על אבטחת מידע ברמה הגבוהה ביותר, מאחר שמדובר בהעברת מידע פיננסי רגיש המוגן גם רגולטורית.
שירה באום, סמנכ”לית מערכות המידע באפי נכסים משנת 2018, הבינה כי בעקבות החדירה לשווקי ה B2C והרחבת פעולתה של אפי נכסים גם לארצות נוספות, גדל נפח הפעילות באופן משמעותי הן בהיקף העסקאות והן בתדירותן. התרחבות זו השפיעה ועדיין משפיעה גם על כלל התהליכים הארגוניים, שהם רבים יותר, מהירים יותר, דורשים יותר אינטראקציות עם זמן תגובה מהיר יותר, ומחייבים ניהול של מידע ונתונים רבים והנגשתם בזמן אמת.

הפתרון

“תהליך ההתרחבות החל בשנת 2021 כאשר בפני אפי נכסים נפתח עולם עסקי חדש שפונה לצרכן הסופי – כלומר חדירה גם לשוק ה B2C. בנוסף לשוק ה B2B בו כבר פעלנו”, מציינת שירה, “התחלנו להשכיר דירות גם לטווח קצר, מדובר על אלפי דירות. מחלקת מערכות המידע באפי נדרשה לספק פתרונות לתהליך במערכות יעודייות. אז למעשה ביצענו יישום מהיר ומוצלח של Salesforce , בסיוע הצוות המקצועי והמיומן של אולקלאוד. הטמעה זו נתנה לנו יכולת לטפל באלפי לקוחות חדשים ולשלוט בתהליך ובמידע הנדרש לשם כך וה-Salesforce נתן לנו את היכולת לעשות זאת בצורה מהירה, יעילה ודינמית לצרכים העסקיים.”
השלב הבא היה ברור לשירה – הצורך בהתממשקות למערכות ה ERP והבילינג – לאור כמות התעבורה. בפני שירה עמדו מספר אפשרויות, וההתלבטות היתה איך ממשקים את המערכות במהירות וביעילות מירביות באמצעות אוטומציות ואינטגרציות חכמות.
“אפי מחתימה את הלקוחות על חוזים, שצריכים להיות מוקמים בתוך המערכת, עם הוראות חיוב כדי שאפשר יהיה להוציא חשבוניות. מדובר על אלפי נכסים בכל חודש במגוון מאוד רחב של אתרים בארץ ובעולם” מציינת שירה.
באפי נוצר עומס גדול מאוד, שהביא להבנה שלא ניתן להמשיך באופן ידני. שירה ביחד עם צוות מערכות מידע החלו לבחון יישום ממשק, שיאפשר התנהלות גם מול צוות המכירות, גם מול צוות הגבייה וגם מול לקוח הקצה עצמו, כדי שיראה את כל הנתונים הפיננסים שלו: על מה חוייב, מה שילם, מתי החיוב שלו וכן הלאה. השאיפה היתה שכל הנתונים המצויים במערכת הכספים יוצגו במערכת סיילספורס ויונגשו גם לאפליקציית מובייל, ישירות לדייר.
שירה , עם נסיון מקצועי רב שנים, למודת קרבות בעולם האינטגרציה, ידעה שעליה לבחור את ה best of breed שקיים בשוק, כהחלטה. “על סמך ניסיון עבר, ציינה שירה כי במקומות בהם לא נבחר מוצר דגל best of breed, התשלום היה יקר מאוד, עד כדי אי השגת המטרה שעליה אמור היה לתת מענה”. שירה מוסיפה כי מי “שנכווה ברותחין נזהר בצוננין”. הבחירה Workato היתה טבעית.
גורם נוסף משמעותי בהחלטה גם הוא בהסתמך על ניסיון עתיר שנים – “כלי המאפשר שליטה בשגיאות, איך מאתרים ומטפלים בשגיאות, באופן מובנה ועקבי כחלק מתהליך העבודה שלנו. וורקאטו סיפק את הפתרון הזה ונבחר לנהל ולממשק את כל הסביבה הארגונית.”

התוצאות

אפי יעלה את התהליכים הארגוניים, חיברה בין מערכות On-prem SB1 למערכות ענן Salesforce c באמצעות Workato, ומנצלת כיום באופן יעיל יותר מגוון רחב של משאבים תוך הורדת עלויות ומיקסום תהליכים חוצי ארגון.
וורקאטו ככלי, נבחר לאור יכולותיו לתת מענה לצורך שנוצר לאחר התרחבות אפי לעולמות ה B2C. ככל שהזמן עובר מיושמים עוד ועוד תהליכים, מתגלות עוד ועוד יכולות ועוד תהליכים שוורקאטו יכול לסייע בהם. שירה, שמובילה את התהליך, מציינת כי היא מבינה את האופציות ואת העולמות החדשים שנפתחים בפניה, ומעלה עוד ועוד רעיונות שוורקאטו נותן עליהם מענה. אחד התהליכים הינו מימשוק של מערכת ניהול הוצאות חיצונית, כיום מישהו עומד ומקליד את הנתונים לתוך מערכות הכספים. המטרה לממשק עוד ועוד מערכות חיצוניות שניתן לממשק אותן למערכות נוספות. אפי מישמים ויישמו תהליכים נוספים בשלבים לפי סדרי העדיפויות.